LE PROCES-VERBAL.

Le procès-verbal de l'assemblée doit être rédigé en séance.

Il doit reprendre chacun des points de l'ordre du jour in extenso. On ne peut rien y ajouter et rien en retrancher. Le texte de la convocation relatif à l'ordre du jour doit être repris mot à mot, sans quoi les délibérations de l'assemblée porteraient sur des objets qui n'ont pas été annoncés. Les copropriétaires absents seraient ainsi trompés par une convocation fallacieuse.

Les décisions ne peuvent être interprétées. Elles doivent être prises au pied de la lettre. Elles ne sauraient être commentées pour en étendre ou en restreindre la signification.

Chaque point de l'ordre du jour est suivi de la décision avec les noms et les quotités des copropriétaires qui l'ont approuvé. Une brève explication de vote peut être mentionnée avec indication du nom de l'intervenant.

Tout procès-verbal d'assemblée de copropriété doit contenir l'attestation suivante : "Le syndic certifie que pendant l'exercice de sa mission, il n'a reçu aucune commission quelle que soit sa forme ou sa nature".

La rédaction du procès-verbal est ainsi terminée.

Le procès-verbal ne peut pas être soumis à l'approbation de l'assemblée suivante. Ce serait inviter des copropriétaires absents à statuer sur une réunion à laquelle ils n'ont pas pris part.

Mais on sait que dans la pratique, le procès-verbal est rédigé plusieurs semaines après l'assemblée. C'est le document où l'imagination du syndic et du Conseil de gérance s'exprime avec le plus de liberté. Les différents points de l'ordre du jour sont mis en scène avec des remaniements qui en modifient l'esprit et le contenu de manière à l'infléchir dans le sens souhaité par les gestionnaires. Après s'être mutuellement congratulés, le syndic et le Conseil de gérance se livrent à des règlements de comptes sous la forme de commentaires inacceptables, brossant un tableau trompeur de la copropriété à l'imitation de certains peintres cubistes qui défiguraient la Joconde.

Malheureusement, les juges accordent le plus grand crédit aux procès-verbaux des assemblées. C'est pourquoi le syndic et le Conseil de gérance les manipulent avec autant d'art, se tressant des guirlandes d'abnégation avant de déplorer les menées malveillantes des dissidents.

LE COPROPRIETAIRE "RECALCITRANT".

Mécontent de la gestion et des charges qu'on lui impute sans avoir le droit de les contrôler, le copropriétaire insatisfait sera d'abord tenté de s'adresser à la justice pour ramener le syndic à la raison. Mais, instruit par les expériences malheureuses de nombreux autres copropriétaires dont le bon droit a été méconnu par des juges incompétents et acquis aux syndics, il aura recours à un moyen moins dangereux : il refusera de payer encore quoi ce soit aussi longtemps que le syndic n'apportera pas la preuve de ce qu'il doit.

Pris en défaut car incapable de justifier par une comptabilité probante les montants souvent exorbitants et invraisemblables qu'il porte en compte, le syndic se trouvera placé devant une alternative redoutable : ou bien au nom de l'ACP il va en justice avec le risque qu'une expertise de ses comptes manipulés soit ordonnée, ou bien il ne fait rien. Jusqu'ici, les syndics ont choisi un immobilisme prudent. Ils attendent dans l'angoisse qu'une éclaircie les sauve du naufrage.

Mais, une trouvaille opportuniste a germé dans l'esprit combinard d'un avocat du S.N.P. Elle tombe à point nommé pour rendre l'espoir aux syndics et à leur lobby. L'avocat suggère d'infliger au copropriétaire "récalcitrant" (sic) -qui refuse de se conformer aux décisions du syndic- un traitement exemplaire. On le menacerait d'une sanction insupportable en lui comptant des intérêts de retard proches de l'usure ainsi que des indemnités forfaitaires dissuasives.

De cette façon, on escompte que le copropriétaire "récalcitrant" pèsera le pour et le contre et sera amené à résipiscence lorsque le syndic, bon prince, lui proposera d'adoucir ou d'annuler sa punition à la condition qu'il rentre dans le rang et se tienne coi désormais.

On se croirait revenu au moyen âge où le confesseur absolvait la faute du pécheur repentant.

On en est là dans la gestion des copropriétés.

L'ASSEMBLEE GENERALE.

La tenue de l'assemblée générale est l'occasion pour le syndic et le Conseil de gérance de manifester toute l'étendue de l'empire sans partage qu'ils exercent sur la copropriété.

Voici quelques commandements que la loi et les statuts imposent aux gestionnaires mais qui, en l'occurrence, sont piétinés et jetés par-dessus bord :

Aucune personne mandatée par l'ACP ne peut prendre part aux délibérations ni aux votes quant à sa mission. Ainsi, de par la loi, ni le syndic ni les membres du Conseil de gérance ne peuvent être présents ni participer aux débats ni aux votes sur ce qui regarde l'accomplissement de leurs fonctions : les comptes, le rapport de gestion, l'élection ou la réélection du syndic ou des membres du Conseil de gérance, etc.

Seuls les copropriétaires n'ayant pas approuvé une décision de l'assemblée peuvent la contester en justice. Les votes doivent donc être nominatifs, les abstentions ne sont pas des votes d'approbation.

Les comptes ne sauraient être examinés par l'assemblée que s'ils ont reçu au préalable la caution écrite d'un contrôleur indépendant. Celui-ci est d'ailleurs présent pour commenter son rapport et répondre aux questions des copropriétaires.

L'assemble générale doit aussi décider de l'organisme financier où seront placés les fonds de la copropriété. Les conditions sont différentes selon les banques. Elles peuvent être très avantageuses. Les syndics ont cependant leurs préférences. Certaines banques aux taux maigrichons leur offrent des compensations discrètes et personnelles. Il faut le savoir.

Comme les prescriptions qui viennent d'être rappelées -et on pourrait en énumérer bien d'autres- ne sont pas respectées lors de la tenue des assemblées, la plupart des copropriétaires s'abstiennent d'y assister, protestant ainsi par leur absence contre la confiscation par le syndic et le Conseil de gérance de leurs droits de regard sur la gestion de leur patrimoine.

ALLER EN JUSTICE ?

Le copropriétaire plaignant, mécontent des libertés que le syndic prend sans cesse avec la loi et les statuts, refusant de continuer d'être dévalisé comme peut l'être un voyageur au coin d'un bois, exaspéré d'être constamment maltraité, injurié, humilié ou même victime de voies de fait, aura bien de la chance s'il est entendu par la justice.

Est-il pitoyable cet honnête copropriétaire qui s'avancera sous des arcanes menaçants, avec à chaque pas la chausse-trape nouvelle et ruineuse d'une répétibilité des honoraires.

Les juges sont tellement satisfaits d'étaler leur ersatz de culture qu'ils manquent rarement l'occasion de qualifier la démarche du copropriétaire plaignant de "quérulence processive". Ils dissimulent leur ignorance de la loi sous un verbalisme où la prétention le dispute à la vanité. Et ils ont toutes les faiblesses à l'égard des syndics, ces habitués des procédures très bien introduits et défendus par des ténors du barreau grassement rémunérés par les ACP.

De toutes façons, la décision n'interviendra que bien des années plus tard et elle coûtera au malheureux copropriétaire infiniment plus d'euros que la réparation qu'il aura demandée et qu'il n'aura d'ailleurs pas obtenue.

LA CONVOCATION.

Ordinairement, la convocation à l'assemblée générale ressemble à un brouillon d'enfant d'école primaire. La confusion le dispute à l'approximation. L'élision côtoie l'incertain. Cependant, tout cela n'est nullement l'effet d'un égarement mais le produit d'un calcul savant et mûrement réfléchi. Le syndic professionnel reste dans le vague et l'à-peu-près pour éviter d'alerter les copropriétaires sur ses intentions, pour profiter de l'effet de surprise au cours de l'assemblée et imposer ses propres décisions en faisant croire qu'elles n'émanent pas de lui.

Puisque le syndic doit être en mesure de prouver qu'il a convoqué tous les copropriétaires, la convocation doit parvenir à ses destinataires par courrier recommandé au moins quinze jours avant l'assemblée et dans les trois mois de la clôture des comptes. Elle comprendra en annexes le rapport de gestion, le bilan et le compte de résultats ainsi que les documents explicatifs, le rapport du contrôleur des comptes, les devis des fournisseurs pour les travaux sur lesquels il faudra statuer, et toutes autres informations nécessaires à la prise de décision.

La convocation elle-même indiquera la date, l'heure et le lieu de l'assemblée. Elle détaillera les points de l'ordre du jour sans omission ni imprécision ni lacune ni oubli ni aucune des négligences et autres expédients trop souvent constatés. Les copropriétaires ont le droit d'être informés sur l'exacte situation de leur patrimoine.

La convocation est un document important qui engage la gestion. C'est pourquoi le syndic chevronné la rédige en charabia.

LES PROCURATIONS.

La loi belge et la loi française contiennent une disposition similaire : elles interdisent l'une et l'autre au syndic de détenir des procurations.

Les juges français annulent d'office l'assemblée lorsqu'un syndic a représenté un copropriétaire, directement ou en interposant un tiers.

Il n'en va pas de même en Belgique où les juges permettent aux syndics de détenir des procurations dès lors qu'ils les remettent à des tiers quels qu'ils soient, parents, amis, employés, obligés de toutes sortes. La loi est ainsi vidée de son sens.

On voit que la sécurité juridique en Belgique est absente des prétoires. Des juges logomachiques détricotent les lois. Ils noient leur complaisance à l'égard des syndics dans des brouillards de mots. Le droit belge de la copropriété est ainsi devenu de la bouillie pour les chats : ni chair ni poisson.

LA LISTE DES COPROPRIETAIRES.

Afin de pouvoir communiquer avec l'ensemble de ses mandants, un membre du Conseil de gérance avait demandé au syndic de lui remettre une liste des 200 copropriétaires de son immeuble. Prétextant la défense de la vie privée des copropriétaires, le syndic refusa.

Bien qu'il soit isolé car ses homologues s'étaient prudemment abstenus de s'impliquer et observaient la passe d'armes avec circonspection, le membre du Conseil mécontent cita le syndic en référé et celui-ci fut condamné à fournir la liste demandée.

Persistant dans son refus, le syndic riposta en démissionnant le membre du Conseil de gérance indocile et en le remplaçant par un autre copropriétaire plus souple sous l'œil effarouché de la collégialité qui avait de longue date abandonné toute résistance.

Sans désemparer, la justice fut à nouveau saisie mais au nom de l'ACP et à l'initiative du Conseil de gérance subjugué. Comme le mandat de l'ancien membre du Conseil était à présent contesté, la controverse se développa, les objections se multiplièrent, la polémique s'éternisa sans jamais aboutir.

De recours en remises, de dérobades en requêtes, de détours en ajournements, l'affaire s'alanguit, s'effilocha, s'engourdit. Finalement, épuisé et dégoûté, le ci-devant membre du Conseil de gérance en fut pour ses frais.

LA COMPTABILITE DES COPROPRIETES.

"Nuit et Brouillard", c'est aujourd'hui la triste évidence des comptabilités des copropriétés. Et on peut ajouter sans craindre de déflorer la vérité : "Artifice et Mystification".

Dès lors, sans plus épiloguer, le seul moyen d'éclairer ces obscurs méli-mélo serait de contraindre tous les syndics à présenter des comptabilités en partie double selon le PCMN (Plan Comptable Minimum Normalisé) et conformes aux dispositions définies dans la loi du 17 juillet 1975 et ses arrêtés.

Par ailleurs, il est inconséquent et presque ridicule pour une assemblée générale d'approuver des comptes en aveugle sans s'assurer au préalable qu'un contrôle a été effectué par une personne compétente et indépendante qui garantit qu'ils sont conformes aux règles et aux dispositions légales, qui a vérifié que la gestion a respecté les décisions des assemblées sans débordements intéressés ni restrictions intempestives, et qui certifie qu'ils traduisent fidèlement la situation financière de la copropriété.

Et ceci ne doit pas méconnaître le droit au contrôle des copropriétaires eux-mêmes.

Les comptes devraient être publiés sur Internet de manière à pouvoir effectuer des comparaisons avec d'autres copropriétés.

LA T.V.A. SUR LES HONORAIRES DU SYNDIC.

En application de l'art. 4, § 4 de la 6e Directive du Conseil des Communautés européennes, la Belgique a supprimé la T.V.A. sur les honoraires des syndics. Cette disposition est entrée en vigueur le 1er août 1995. La Circulaire T.V.A. 13/1995 détaille les modalités de la suppression de la taxe.

A la suite de cette décision, l'I.P.I. a publié des instructions à destination des syndics pour les informer de leurs obligations à cet égard.

Depuis lors, les commentateurs de tous poils, les juristes, professeurs d'université, avocats, spécialistes des copropriétés ont tous affirmé haut et fort, proclamé ou publié, et cela dans des conférences, des livres, des articles de journaux et la pluralité des médias, en choeur et sans fausse note, que la T.V.A. ne pouvait plus être appliquée sur les honoraires des syndics à partir de 1er août 1995.

Questionnés à leur tour, le ministre des Finances Reynders et son Administration ont à plusieurs reprises confirmé que la T.V.A. n'était plus applicable sur les honoraires des syndics depuis le 1er août 1995.

Et cependant, douze ans après, impavides car sachant qu'aucune sanction ne saurait les atteindre, de très nombreux syndics continuent d'appliquer la T.V.A. sur leurs honoraires comme si rien n'était advenu depuis le 1er août 1995.

Des centaines de milliers de copropriétaires ont été et continuent d'être grugés. Pas un seul n'a protesté. Soit par ignorance soit par crainte, ils ont tous craché au bassinet sans piper.

Décidément, tout est permis aux syndics.

QUAND LE SYNDIC JOUE A L'ASSISTANT SOCIAL.

Alors que le syndic professionnel doit limiter ses prestations à la gestion du patrimoine qui lui est confié, il a trop souvent la fâcheuse tendance aujourd'hui à sortir de son rôle et à s'inviter dans les problèmes personnels des copropriétaires.

Ainsi, le syndic se prévaudra de son rôle social comme d'une plus-value. Il insistera sur ses interventions auprès de certains copropriétaires esseulés ou irrésolus dont il deviendra un familier. Il les aura conseillés non seulement pour leurs investissements mais aussi dans des matières plus personnelles comme des successions délicates ou des donations, des difficultés ménagères, des arbitrages, des secours de toutes sortes, y compris des délais de paiement de charges qu'il ne peut d'ailleurs accorder sans faillir à sa mission.

Cependant, il ne faut jamais oublier que le syndic n'a ni cœur ni tripes, seulement un portefeuille.

S'il s'insinue dans l'intimité de copropriétaires sélectionnés, c'est pour les attacher à sa personne, pour s'assurer de leur soutien. Lequel d'entre eux hésitera à approuver les comptes ou à voter un devis présenté par un syndic aussi gentil, aussi aimable, qui est presque un membre de la famille ?

Que les syndics s'en tiennent donc à leur tâche de gestionnaire de copropriétés. On ne leur demande rien de plus. Mais c'est déjà au-dessus des capacités de la plupart d'entre eux.

CONVOCATIONS A L'ASSEMBLEE PAR COURRIER ORDINAIRE.

Voici la triste histoire vraie d'un copropriétaire qui s'était plaint en justice pour n'être jamais convoqué aux assemblées générales.

- Monsieur le président, déclara le syndic, je convoque toujours tous les copropriétaires par courrier ordinaire.

- Mais, répliqua le juge, les statuts de l'immeuble indiquent noir sur blanc que les convocations doivent être adressées aux copropriétaires par courrier recommandé.

- J'ai toujours convoqué par courrier ordinaire, affirma le syndic, car je suis très attentif à la dépense et je veille jalousement sur l'argent des copropriétaires.

Jugement :
Attendu que le syndic est manifestement honnête et qu'il serait déraisonnable de dépenser inutilement l'argent des copropriétaires ;
que la coutume prime les statuts et justifie une interpolation de la loi.
En conséquence :
acquitte le syndic ;
déboute et condamne le copropriétaire querelleur.