Il doit reprendre chacun des points de l'ordre du jour in extenso. On ne peut rien y ajouter et rien en retrancher. Le texte de la convocation relatif à l'ordre du jour doit être repris mot à mot, sans quoi les délibérations de l'assemblée porteraient sur des objets qui n'ont pas été annoncés. Les copropriétaires absents seraient ainsi trompés par une convocation fallacieuse.
Les décisions ne peuvent être interprétées. Elles doivent être prises au pied de la lettre. Elles ne sauraient être commentées pour en étendre ou en restreindre la signification.
Chaque point de l'ordre du jour est suivi de la décision avec les noms et les quotités des copropriétaires qui l'ont approuvé. Une brève explication de vote peut être mentionnée avec indication du nom de l'intervenant.
Tout procès-verbal d'assemblée de copropriété doit contenir l'attestation suivante : "Le syndic certifie que pendant l'exercice de sa mission, il n'a reçu aucune commission quelle que soit sa forme ou sa nature".
La rédaction du procès-verbal est ainsi terminée.
Le procès-verbal ne peut pas être soumis à l'approbation de l'assemblée suivante. Ce serait inviter des copropriétaires absents à statuer sur une réunion à laquelle ils n'ont pas pris part.
Mais on sait que dans la pratique, le procès-verbal est rédigé plusieurs semaines après l'assemblée. C'est le document où l'imagination du syndic et du Conseil de gérance s'exprime avec le plus de liberté. Les différents points de l'ordre du jour sont mis en scène avec des remaniements qui en modifient l'esprit et le contenu de manière à l'infléchir dans le sens souhaité par les gestionnaires. Après s'être mutuellement congratulés, le syndic et le Conseil de gérance se livrent à des règlements de comptes sous la forme de commentaires inacceptables, brossant un tableau trompeur de la copropriété à l'imitation de certains peintres cubistes qui défiguraient la Joconde.
Malheureusement, les juges accordent le plus grand crédit aux procès-verbaux des assemblées. C'est pourquoi le syndic et le Conseil de gérance les manipulent avec autant d'art, se tressant des guirlandes d'abnégation avant de déplorer les menées malveillantes des dissidents.